COMPTE RENDU DU COMITE DE L’ASSOCIATION DES COMMERCANTS DU 03 AVRIL 2018

 

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Présents : BAUD Frédéric, BRAIZE Jean Michel, CASTEX Benjamin, ECOEUR Gérald, FOURNET Lionel, MATHIAS Laurence, MECHOUD Carole, RICHARD Philippe, ROBINET Bruno, ROGUET Michel, ROOS Sabine, TAVERNIER Benoit, TAVERNIER Denis, TAVERNIER Olivier, TROMBERT Fabien, WOJANCZYK Cédric.

 

Excusés : LEFANT Michel.

 

Absents : BRAIZE Bernard.

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• Déstockage.

 

L’opération « déstockage saisonnier » est terminée et s’est très bien passée.

Tout le monde a bien travaillé, et la date était bonne (une semaine plus tôt que l’an dernier). A conserver.

Merci à Benoit pour la pose des banderoles.

 

• Projet « Chez mon commerçant ».

 

Une information par mail a été faite à l’ensemble de nos membres sur ce projet à l’initiative de la Fédé 74.

Nous en reparlerons lors de notre prochain comité, lorsque chacun aura pu en prendre connaissance.

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• Course des Champions : Dimanche 8 avril 2018.

 

Répartition des rôles

 

 

Relance skis-clubs et écoles pour dernières inscriptions OK OT

Relance Champions pour leur présence & palmarès à faire Bruno

 

Envoi d’1 information aux ski-clubs & individuels : accès, horaires, programme, tarifs… Bruno 05/04

 

Relance commerçants pour podiums OK fait

Relance restaurateurs pour buffet d’après-course

 

Bénévoles : point avec Benzine pour nombre de bénévoles disponibles

6 personnes pour la course (distribution des dossards) et 2 pour le défilé.

 

DISTRIBUTION DES DOSSARDS SAMEDI 07/04

 

RDV 13h30 à l’Office de Tourisme Tout le monde !

Confirmés : Philippe, Michel R, Olivier, Gérald, Lionel, Carole, Fred, Benjamin, Denis, Benoît.

 

En amont : édition des listes de départ par course et par numéro de dossards + liste par club avec les dossards de chaque club -> Lionel + Ski Club

 

- Faire les tas de dossards en fonction des clubs

- Distribution des dossards aux clubs et individuels à p. de 16h jusqu’à 18h / 18h30

- Préparation des coupes

 

Pendant ce temps : une partie de l’équipe commence à monter le matériel à Nyon (Denis, Benoit).

Attention aux horaires du téléphérique : 17h dernière benne à la montée / 17h30 dernière benne descente.

A monter dès le samedi :

Casquettes, pingouins, panneaux de départ de course et de distribution des dossards, enrouleurs et rallonges, banderoles Crédit Mutuel et Portes du Soleil,

Dossards, listes de départ, sono, tentes et flammes Morzine seront montées le dimanche matin.

 

Distribution du fromage Richemonts ??? (Lors de la remise des prix).

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LA COURSE DIMANCHE 8/04

 

RESPONSABLE TECHNIQUE = Lionel FOURNET avec ski club et ESF

- Tracés

- Chrono

- Résultats

- Panneaux départ de course et distribution des dossards

- vitesse sur le petit parcours Denis & Benoît TAVERNIER – noter les vitesses /

Prévoir liste de départ et crayon

 

ACCUEIL DES COUREURS ET DISTRIBUTION DES DOSSARDS DIMANCHE MATIN

 

RDV 6h45 au téléphérique de Nyon pour monter dans la première benne à 7h.

 

Responsables pour chaque tracé : Philippe

PETIT TRACE – U8 & U10 Benjamin / Cédric / Fabien + 2 Benzine

MOYEN TRACE – U12 Fred / Sabine + 2 Benzine

GRAND TRACE – U14 & U16 Jean Michel / Carole + 2 Benzine

Equipes renforcées par les bénévoles de l’association Benzine.

Les autres membres disponibles sont les bienvenus !!

 

> Rôle :

Mise en place aire d’arrivée de la course

Installation panneau « distribution des dossards »

Mise en place des tables

Affichage des listes de départ

Distribution des dossards aux clubs et aux individuels

Noter les dossards distribués pour identifier les dossards disponibles

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Organisation générale :

- Mise en place des pingouins gonflables

- matériel « Crédit Mutuel » (banderoles et/ou oriflammes)

- mise en place des panneaux de départ des tracés

-> Benoît & Denis

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DEFILE

 

Organisation défilé et remise des prix : RDV 15h15 dans la cour de l’école Ste Marie

 

RESPONSABLE DEFILE = Philippe + Denis

Arrêté municipal OK

PM : présence de 5 agents à confirmer – bénévoles supplémentaires 2 Benzine

Panneaux défilés : commandés / à réceptionner par OT vendredi 6/04

 

Société musicale = Harmonie de Montriond

 

Organisation :

• Lieu de RDV : Ecole Ste Marie -> OK, portail sera ouvert des 2 côtés

• Fléchage « départ défilé » à mettre en place depuis la Mairie Fabien

• Inventaire et préparation des panneaux pour chaque délégation OT / Denis

• Accueil, distribution des panneaux et des consignes à chaque délégation Sabine / Cédric

• Mise en place du cortège Philippe / Fabien

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Contact Police Municipale pour récupérer radios et positionner les agents / bénévoles Philippe

Sono portable pour diffuser les consignes -> sono OT à apporter dans la cours de l’école puis à mettre sur pick-up de Denis pour fermer le défilé (+ groupe de Fabien) Denis

 

PODIUM

 

Place de l’OT : RDV 14h30 pour mise en place

Fond de podium sur scène -> installation dimanche

Sonorisation scène OT

Mise en place des enfants à leur arrivée / arche Dauphiné… OT

Chevalet pour pancartes remise des prix -> Benoit dépose à l’OT

Commandes :

- trophées Carole

- fleurs pour les filles Denis

- Champomy pour les garçons Philippe

 

Remise des Prix : référente = Laurence / Carole

Apport des trophées, fleurs et champomy sur la scène

Mise en place des trophées sur les tables dans le bon ordre.

Coordination des podiums

Remise des lots aux élus et champions

 

Speakers : binôme Benjamin + Romain

 

Coin « VIP » : sous tente + délimitation en barrières Olivier / Gérald

Mise en place du Buffet, récupération des apports par les bars / restos

Récupération des tickets boissons et distribution aux ayant droits

 

Buvette ski club = chalet

 

Chocolat chaud + pitchs offert aux enfants -> petite tente

 

Prise en charge des élus : Michel ROGUET / Ch. MUGNIER + …

 

- Invitation au buffet de clôture des techniciens, sponsors, Maires, bénévoles, remontées mécaniques & pisteurs, …

- Tickets boissons pour les bénévoles pour la buvette -> OT

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Les lots :

- HEAD : 4 paires de ski -> par tirage au sort : 1 paire par tracé + la meilleure vitesse de pointe du petit parcours

- UVEX : 5 masques / 5 lunettes / 10 bonnets

- RICHEMONTS : 1 palette !!! ->répartition entre les clubs qui auront réalisé la meilleure mascotte et la meilleure ambiance

 

Tirage au sort à faire en amont / vérifier que les enfants ont bien participé 1 personne

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Déroulé du protocole / proposition

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- Arrivée de l’harmonie qui s’installe devant le podium

- Speaker invite les enfants qui suivent le défilé à s’installer en arc de cercle autour de la scène. Les bénévoles aident à canaliser les enfants et à s’installer correctement.

- jingle

- Appel des élus à monter sur l’avant-scène

Les élus montent sur la scène – mot rapide de chacun d’eux. ( ????).

Liste des élus = Jojo, Gérard BERGER, Michel ROGUET, Bruno CHERBLANC, Michel GIRARD + Partenaires : HEAD, UVEX, DL, Crédit Mutuel

- Speaker parle de l’histoire de la course des PDS

- Appel des champions sur la scène 

Jingle pour chaque montée

Quand ils sont tous sur le podium : rappel de leur palmarès de l’année et passé – échange avec le speaker.

 

- Remise des prix en commençant par les petites catégories, filles, écoles

ORDRE = U8 à U16

Filles hors ski club / garçons hors ski clubs

Filles ski club / Garçons ski club

On récompense les 3 premiers ensemble / en commençant par le 3ème / 2ème / 1er

Jingle à chaque montée

Remise de la coupe et du lot par un sportif. Chacun fait un podium complet pour gagner du temps.

2 personnes font passer les trophées, champomy et fleurs aux sportifs -> Laurence + Carole

Pour les 3 1ers de chaque catégorie : fleurs pour les filles, champomy pour les garçons.

Chaque prix est sponsorisé par un commerçant -> à annoncer par le speaker

-> liste OK à transmettre au speaker avec la liste des résultats.

- Chevalet avec pancartes de chaque catégorie à mettre à jour au fur et à mesure -> Bruno ?

 

A la fin des podiums :

- Remise des prix de la meilleure vitesse sur le petit tracé

-> LOT??? Ski Head ou Richemont??

- Désignation de la meilleure mascotte par l’ensemble des présents sur le podium (élus et sportifs) après une rapide concertation

-> Jury composé des responsables du défilé / Lot = palette de Richemont !!

 

A annoncer par les animateurs à la fin de la remise des prix et avant que tout le monde ne se disperse :

- Les résultats sont disponibles sur le site internet : , rubrique « résultats »

- La buvette est ouverte

- Les bénévoles sont invités à un pot à la buvette

- Les remerciements particuliers pour la course : commerçants Morzinois, les Portes du Soleil, ski club, ESF, remontées mécaniques de Morzine et service des pistes, services techniques de la commune, syndicat des hôteliers – cafetiers – restaurateurs de Morzine, l’Office de Tourisme, et nos sponsors financiers : Crédit Mutuel, Pepsi Co, le Dauphiné

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FIN DE LA SEANCE